Politique d'Impression

Présents :

• DF : Laurent BOUQUET / David VARENNE / Michaël ANDRE / Marc ROELENS / George LOUBIERE (visio)
• Reprographie : Christophe RIVAILLON
• SAM : Nathalie GERARDI
• DSI : Dominique BERTHET

Lors du COMEX du 11 février 2019, Dominique BERTHET a été missionné pour proposer des pistes d'améliorations concernant la politique d'impression et l'accès aux copieurs (MFP) pour les élèves.
Un groupe de travail est alors mis en place et se réunit le 24 juin 2019.

Points à améliorer :

• Manque d'information : affichage des règles à suivre, du fonctionnement (exemple : les élèves ne savent pas qu'ils peuvent imprimer en étant connecté en WIFI…)
• La politique actuelle (restriction des impressions pour les élèves à quelques copieurs) posent des problèmes quand ils changent momentanément de statut. Exemple : un élève qui devient stagiaire dans un centre ne peut imprimer sur le copieur du centre alors qu'un stagiaire “classique” le peut.
• Politique d'impression non connue des élèves : de nombreuses demandes d'impression arrivent au service reprographie alors qu'elles devraient être traités sur les copieurs, politique d'impression couleur à améliorer…
• Pas de politique de quota uniforme : exemple : limitation a 500 copies à Saint-Étienne, pas de limite à Gardanne

Campus de Saint-Etienne :

• 1 MFP couleur vers Laurent BOUQUET (seuil à 15 pages / 1 ramette par semaine)
• 1 MFP N&B au SCIDEM (158)
• 1 MFP à l’EF N&B (espace SCIDEM au 6ieme)

Campus de Gardanne :

• 1 MFP N&B au RDC
• 1 MFP N&B à l’étage vers les PI
• Impression couleur à la demande vers Georges LOUBIERE (posters pour association / projets)

NB : le système semble bien fonctionnel et conforme aux exigences RSE de l'école.

Dans le cadre du marché en cours avec Ricoh, il est impossible de généraliser l'accès à tous les copieurs pour les élèves.
En effet ceux ci ont été dimensionnés en fonction des usages en cours et on ne peut pas augmenter la quantité moyenne de copies par copieurs.
De plus une telle généralisation pourrait entraîner des conflits d'usage auprès des services métier.

Concernant l'accès aux copieurs des centres pour les élèves stagiaires

• Une vingtaine de badges génériques « stagiaires » seront réalisés par campus ;
• Ces badges seront gérés par la DF qui se chargera de les remettre et les récupérer en fin de stage ;
• Ces badges embarqueront des codes PUK (DF) permettant l'accès aux copieurs des centres ;
• Cette solution est transitoire en attendant l'évolution du “Cycle de Vie Numérique” qui permettra de gérer les changements de statuts des élèves et de leur attribuer les droits pour imprimer sur les copieurs des centres pendant la durée de leurs stages.

Concernant les quotas

• La DF ne souhaite pas que des quotas soient mis en place pour les élèves. la limite de 500 pages par mois en place sur le campus de Saint-Étienne va être supprimée.
• Pour détecter les éventuels abus, Marc ROELENS souhaite pouvoir faire une vérification mensuelle (OK avec le DPO) ou directement recevoir une alerte (+500 copies).
  La DSI se charge de vérifier cette possibilité avec RICOH.

Concernant la campagne d'information

• Une campagne d'affichage doit être réalisée pour la rentrée. Les affiches seront réalisées par les deux élèves en TIJ à la DSI en lien avec Christophe RIVAILLON. Elles seront placées vers les copieurs concernés
• Les affiches devront indiquer :
  • la disponibilité du copieur pour les élèves
  • la politique d'impression (N&B, pas plus de 30 pages sinon demande service reprographie)
  • les enjeux RSE…
  • le fonctionnement (impression possible par le WIFI, …)

Parallèlement, un focus sera fait sur la politique d'impression durant la présentation “WELCOME” faites aux élèves en début d'année par la DSI

Problématique de la fermeture du SCIDEM à l’Espace Fauriel

• Le copieur disponible pour les élèves restera sur place dans un premier temps
• Laurent BOUQUET ira le réalimenter en papier le copieur. (organisation du stockage du papier à prévoir à l’EF)

• Politique de déploiement des Imprimantes Multi-Fonctions (MFP) de l'EMSE (2016)
• Politique d'impression pour les élèves (2016)
• Politique d'Impression des services de l’État - Guide pratique