Réunion du 22 juin 2017 : gestion des départs, pertes, révocations de droits...

Préambule

Les propositions du groupe de travail seront présentées au COMEX le 04 juillet à 17h30

Gestions des départs

Problématique des départs

Récupération des objets “école” : ordinateur, téléphone, clés, …
Révocations des droits

Solutions envisagées

Pour les CDD, doctorants et élèves, une date de départ est inscrite dans l'annuaire LDAP. Cette entrée permet actuellement à la DSI de pouvoir supprimer le compte informatique concerné (envoie de mail).

Intégrer les services infra dans cette procédure afin qu'ils puissent supprimer les droits d'accès de la personne concernée à la date indiquée dans l'annuaire (développement interne)
Intégrer dans la charte des “bons usages du contrôle accès” la demande de restitution du badge au départ

Des difficultés existent pour les départs des personnels CDI (départs anticipés, retraites…) car aucune entrée n'existe dans l'annuaire LDAP.
Aucune procédure n'est actuellement définie au départ d'un CDI (pas de suppression du compte, difficulté de récupération des clés, …)
Le service DPRH devra donc signaler le départ d'une personne via l'application interne (ajout d'une date de départ dans l'annuaire…) afin que les services support (DSI et infra) puissent faire le nécessaire
- Suppression des accès et récupération du badge
- Suppression du compte informatique (J + 6 mois à valider)

Le service RH devra mettre en place une organisation pour prévenir du départ d'un CDI

Gestion des demandes de prolongations de droits (informatiques et accès)

Ces demandes sont actuellement faites en direct auprès des services supports (DSI et Infra). Ceci pose des problèmes de sécurité et ne pourra perdurer avec la mise en place du contrôle d'accès généralisé.
Ces demandes ne sont pas reliées entre elles et il n'y à pas d'historique
Il est important de rester sur un système souple et réactif

CDD, doctorants et élèves

Solutions envisagées

Intégration des demandes de prolongations de comptes (personnels, doctorants et élèves) dans l'application maison de gestion des demandes d'exception
Inclusion dans le mail prévenant l'utilisateur de la fermeture prochaine de son compte informatique du lien vers cette application

Prévoir un système de validation des demandes de prolongation : DF pour les élèves, DRI pour les doctorants, DPRH pour les personnels.
Étudier les possibilités offertes par le module visiteur du prestataire retenu
Étudier les possibilités de liaison entre les différents SI pour ces demandes (WebServices)
La DSI et les SG ne pourront plus prolonger directement les droits. Toute demande devra passer par cette application

Chaque service valideur (RH, DRI, DF) devra mettre en place une organisation pour pouvoir répondre aux demandes de prolongation pour assurer le service…

Élèves redoublants

problématique des élèves redoublants ou non diplômés à la période “classique traités par lot par la DF (Axel) en début d'année (quid de la liaison avec le contrôle d'accès)
étudier les possibilités d'automatisations via Prométhée…

Proposition de création d'un profil supplémentaire : "droits restreints"

Ce profil pourra être attribué aux personnes suivantes :

les stagiaires
les professeurs émérites
les doctorants en fin de droits demandant une prolongation (sans contrat)

Droits attribués :

accès bâtiments
espaces communs
accès bureau (à partir de l'entrée LDAP)

Gestion des pertes

Bouton simple pour prévenir de la perte → suppression des droits
Prévoir un badge de prêt avec droits équivalents valables 48h A VALIDER DIRECTION
Badges visiteurs à l'accueil

Réévaluer cette politique à l'usage

Gestion des révocations

Bouton à prévoir dans l'application