Politique d'Impression

Élèves

Réunion du 24.06.2019

Présents :

DF : Laurent BOUQUET / David VARENNE / Mickael ANDRE / Marc ROELENS / George LOUBIERE (visio)

Reprographie : Christophe RIVAILLON

SAM : Nathalie GERARDI

DSI : Dominique BERTHET

Préambule :

Lors du COMEX du 11 février 2019, Dominique BERTHET a été missionné pour proposer des pistes d'améliorations concernant la politique d'impression pour les élèves.

Points à améliorer :

Manque d'information : affichage des règles à suivre, du fonctionnement (exemple : les élèves ne savent pas qu'ils peuvent imprimer en étant connecté en WIFI…)

La politique actuelle (restriction des impressions pour les élèves à quelques copieurs) posent des problèmes quand ils changent momentanément de statut. Exemple : un élève qui devient stagiaire dans un centre ne peut imprimer sur le copieur du centre alors qu'un stagiaire “classique” le peut.

Politique d'impression non connue des élèves : de nombreuses demandes d'impression arrivent au service reprographie alors qu'elles devraient être traités sur les copieurs, politique d'impression couleur à améliorer…

Pas de politique de quota uniforme : exemple : limitation a 500 copies à Saint-Étienne, pas de limite à Gardanne

État des lieux :

Campus de Saint-Etienne :

1 MFP couleur vers Laurent BOUQUET (seuil à 15 pages / 1 ramette par semaine)

1 MFP N&B au SCIDEM (158)

1 MFP à l’EF N&B (espace SCIDEM au 6ieme)

Campus de Gardanne :

1 MFP N&B au RDC

1 MFP N&B à l’étage vers les PI

Impression couleur à la demande vers Georges LOUBIERE (posters pour association / projets)

NB : le système semble bien fonctionnel et conforme à nos exigences RSE.

Solutions proposées

Dans le cadre du marché en cours avec Ricoh, il semble très difficile de généraliser l'accès à tous les copieurs pour les élèves.
En effet ceux ci ont été dimensionnés en fonction des usages en cours et on ne peut pas augmenter de façon homogène la quantité moyenne de copies par copieurs.
De plus une telle généralisation pourrait entraîner des conflits d'usage auprès des services métier.

Concernant l'accès aux copieurs des centres pour les élèves stagiaires

Faire une vingtaine de badges génériques « stagiaires » par campus

Ces badges seront gérés par la DEF qui se chargera de les remettre et les récupérer en fin de stages

Ces badges embarqueront des codes PUK

Cette solution est transitoire en attendant l'évolution du “Cycle de Vie Numérique” qui permettra de gérer les changements de statuts

Concernant les quotas

La limite de 500 pages par mois en place sur le campus de Saint-Etienne doit être supprimée

Pas de quota pour les élèves

Marc souhaite pour soit faire une vérification mensuelle (OK avec le DPO), soit recevoir une alerte en cas “d'abus” d'un élèves (+500 copies). La DSI se charge de vérifier cette possibilité avec RICOH

Concernant la campagne d'information

Une campagne d'affichage doit être réalisée pour la rentrée

Les affiches devront indiquer :

les copieurs disponibles pour les élèves

la politique d'impression (pas plus de 30 pages sinon demande service reprographie)

la politique sociétale en vigueur

le fonctionnement (impression possible par le WIFI, …)

Parallèlement, la présentation “WELCOME”

Un challenge sociétal pourrait être proposé en projet citoyen à Saint-Etienne

politique impression claire pour la rentrée / impression personnelle à bien faire sur les copieurs et pas à la repro information insuffisante à la rentrée

Actuellement

Pas d’information sur les copieurs

Pas de communication sur les quotas alloués (500 à Saint-Etienne)

Solution Avec le marché actuel on ne peut généraliser l'usage de tous les copieurs aux élèves

Copieurs accessibles depuis le WIFI les élèves ne le savent pas

Solutions possibles : 30 pages maximum par copieurs sachant qu’on n’a pas de solution de routage pour Saint-Etienne

Affiches au dessus de chaque copieurs Grandes règles (Ethiques, N&B – 30 pages maxi sinon repro - …) WIFI Endroits dédiés

Vérifications mensuelles par la DF (à valider RGPD) – On enleve la limite à 500 à Saint-Etienne Voir si techniquement c’est possible d’envoyer une alerte à partir d’un certain seuil (500)

Voir si routage est possible

WELCOME faire un focus sur la politique d’impression

Problématique de la fermeture du SCIDEM à l’Espace Fauriel / Coin calme pour les élèves. Le copieur resterait là-bas dans un premier temps / Laurent descendrait une fois par semaine pour réalimenter en papier le copieur. Stockage du papier à mettre en place à l’EF Laurent gère le stockage et le réapprovisionnement

Idée de challenges : diminuer l’impact carbone / Papier recyclé pour les projets citoyens

Projet citoyen à rédiger d’ici à Septembre (Hervé VAILLANT / Florence DUJARDIN) Projet ISA à Gardanne ?

Personnel

Références

Politique de déploiement des Imprimantes Multi-Fonctions (MFP) de l'EMSE (2016)

Politique d'impression pour les élèves (2016)

Politique d'Impression des services de l’État - Guide pratique